Jūsų dokumentų archyvavimas
Archyvavimas yra procesas judančių rinkmenų į nuolatinį ar ilgalaikį laikymą būsimai užuominai ir paiešką. Yra du archyvinių procesų tipai: 1) Atspausdinti dokumentai popieriuje, aprūpintame saugyklose, ir 2) Elektroniniai dokumentai, sukaupti ant prietaisų. Bet tai yra procesas palaikymo rinkmenų pakankamai, paprastai ne? Dokumentai, kurie yra "vis dar aktyvūs" yra palaikyti tuo metu, kai dokumentus ne aktyviai naudojime daugiau svarsto tam, kad archyvuotų.
Mes žinome, kad popierinis archyvo procesas buvo vietoje daugelį metų, kur kompanijos panaudojo saugyklas, kad sukauptų jų informaciją ant svetainės ar siųsdamos rinkmenas offsite į kitą vietą, paprastai pardavėjas tokias kaip Geležinis Kalnas. Bet kuriuo atveju, popierinių dokumentų laikymas yra labai brangus, procesas gauti šitas rinkmenas atgal yra labai lėtas, ir yra pavojaus dokumentų, sunaikintų
Su dokumentų ir informacijos sprogimu kaip niekada ne matytas prieš elektroninės informacijos iš interneto įtraukimą, Mobilūs Prietaisai, ir Socialinė Žiniasklaida, nepasisekimas išsaugoti šituos dokumentus, ir bus, gali padėti kompaniją rizikoje.
Ne visi dokumentai turi būti archyvuoti; tiktai kompanijos kritiškiausi dokumentai, kurie galėjo būti sunaikinti atvejyje katastrofos ar dauguma atvejų, kai Sistema Įrašo (SOR) yra įgyvendinama, kur įvairūs dokumentų tipai turi būti pasiekiami greitai paieškai ir žiūrintis ant saugių ilgalaikių laikymo prietaisų (taip pat vadintas kaip apsaugotas laikymas), kuris yra būtinas teisinių reikalavimų patenkinimui.
Tik šituos tipus Dokumento Vadybos, Vaizdo gavimo, ir Įmonės Turinio Vadybos (ECM) sistemos buvo įgyvendinamos, kad kompanijos pradėjo galvoti apie reikalavimus ir procesus tam, kad archyvuotų jų elektroninius dokumentus.
Bet kaip kompanijos gauna savo popierinius dokumentus į elektroninį formatą ir kaip jie gali būti atkurti tam, kad apžiūrėtų? Yra daug Grobimo programinės įrangos paketų ten, tokių kaip Kofax Grobimas, kur popieriniai dokumentai gali būti peržiūrėti į elektronines kopijas, paprastai į PDF formatą, ir paskui įtraukti į rodyklę paieškai. Kiti keliai yra faksai, kompiuteris sukūrė dokumentus, ar importo proceso įrankius. Nesvarbu, koks grobimo procesas yra panaudotas, turėdamas efektyvų dokumento indeksavimą yra raktas greitai dokumento paieškai.
Kai tik popieriniai dokumentai yra paversti į elektroninį ir pavestas į dokumento sandėlį, kritiška žinoti teisinius reikalavimus aplink jūsų kompanijos popierinių dokumentų griovimą. Tyrinėkite įstatymus, kurie valdo jūsų pramonės dokumento griovimo politiką, kad garantuotų geriausią būdą apsaugoti jūsų klientų informaciją.
